FEB UB

AIM UKPA

Kegiatan audit internal di Universitas Brawijaya (UB) mulai dilakukan sejak akhir tahun 2007. Pada tahun 2007-2010, UB melaksanakan audit internal khusus untuk unit kerja pelaksana akademik (UKPA) saja, sehingga disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). Sejak tahun 2010, mulai dikembangkan sistem audit internal untuk unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA). Pada tahun 2011, audit internal mulai dilaksanakan juga untuk UKPPA, sehingga disebut Audit Internal Mutu (AIM). Hingga tahun 2013, UB telah melaksanakan 12 siklus AIM untuk UKPA dan 6 siklus AIM untuk UKPPA. Audit dilakukan secara desk evaluation (system audit) dan visit evaluation (compliance audit). 

Tahun ini (2014), AIM dilakukan sekali setahun, baik untuk unit kerja pelaksana akademik (UKPA) maupun unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA). Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 7 telah dilaksanakan pada bulan Mei 2014 lalu. Sedangkan AIM UKPA Siklus 13 dilaksanakan pada akhir Oktober hingga awal Nopember 2014. Jadwal kunjungan dilaksanakan bertepatan dengan Ujian Tengah Semester (UTS), yaitu tanggal 27 Oktober hingga 7 Nopember 2014.

Berikut ini adalah siklus AIM UKPA yang telah dijalani sejak tahun 2007 hingga sekarang, beserta lingkup/scope audit internal:

AIMA UKPA Siklus 1 Tahun 2007

  1. Organisasi penjaminan mutu
  2. Dokumen mutu akademik

AIMA UKPA Siklus 2 Tahun 2008

  1. Organisasi SPMA
  2. Format Dokumen
  3. Coding Dokumen
  4. Pengesahan Dokumen
  5. Isi Dokumen
  6. Implementasi SPMA

AIMA UKPA Siklus 3 Tahun 2008

A. Perencanaan, Organisasi dan Sistem Dokumentasi, terdiri dari:

  1. Sasaran Sosialisasi SPMA
  2. Internalisasi Budaya Mutu
  3. Organisasi SPMA
  4. Dokumentasi SPMA
  5. Sarana Sosialisasi

B. Kinerja Akademik, terdiri dari:

  1. Kurikulum Jurusan/Program Studi
  2. Sumberdaya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang)
  3. Mahasiswa
  4. Proses Belajar Mengajar
  5. Sarana dan Prasarana
  6. Suasana Akademik
  7. Penelitian dan Publikasi
  8. Pengabdian Kepada Masyarakat
  9. Manajemen Akademik
  10. Sistem Informasi Akademik

AIMA UKPA Siklus 4 Tahun 2009

  1. Organisasi, dokumentasi, implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA)
  2. Tindak lanjut temuan AIMA Batch II tahun 2008

AIMA UKPA Siklus 5 Tahun 2009

A. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA)

B. Kinerja sesuai 10 butir mutu akademik Dikti:

  1. Kurikulum
  2. Sumberdaya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang)
  3. Mahasiswa
  4. Proses Belajar Mengajar
  5. Sarana dan Prasarana
  6. Suasana Akademik
  7. Penelitian dan Publikasi
  8. Pengabdian Kepada Masyarakat
  9. Manajemen Akademik
  10. Sistem Informasi Akademik

AIMA UKPA Siklus 6 Tahun 2010

  1. Organisasi,
  2. Dokumentasi,
  3. Sosialisasi AIM melalui Laman/Web
  4. Pelaksanaan Audit Internal.

AIM UKPA Siklus 7 Tahun 2010

  1. Tindakan Koreksi AIM Sebelumnya
  2. Dokumen Manual Mutu
  3. Kinerja Standar Mutu
  4. Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR

AIM UKPA Siklus 8 Tahun 2011

  1. Tindakan Koreksi atas temuan AIM siklus sebelumnya.
  2. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu  Internal (SPMI), yaitu Manual Mutu, Manual Prosedur Wajib (sesuai persyaratan ISO 9001) dan Manual Prosedur yang berkaitan dengan proses jasa layanan.
  3. Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR.
  4. Tinjauan Manajemen.

AIM UKPA Siklus 9 Tahun 2011

  1. Permintaan tindakan koreksi atas temuan audit siklus 8 dan temuan Stage 1 Assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA.
  2. Implementasi dokumen Manual Mutu berbasis ISO 9001:2008.
  3. Audit kinerja berbasis standar akreditasi BAN-PT Standar 6 (Pembiayaan, Sarana-Prasarana dan Sistem Informasi).

AIM UKPA Siklus 10 Tahun 2012

  1. Bukti perbaikan atas temuan AIM UKPA Siklus 9, beserta Isian Borang Klarifikasi.
  2. Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001:2008, termasuk Tinjauan Manajemen (management review).
  3. Kinerja PS berbasis standar akreditasi BAN-PT untuk Standar 7.

AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012

A. Fakultas/program/jurusan/program studi, meliputi:

  1. Tindakan koreksi atas temuan AIM Siklus 10 dan Tindakan koreksi atas temuan Surveillance ISO 9001:2008 Tahap I oleh LRQA
  2. Implementasi SPMI berbasis Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.
  3. Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT.
  4. Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.

B. Laboratorium (tempat praktikum, ruang simulasi, studio atau bengkel), meliputi:

  1. Sistem laboratorium (terdiri dari: legalitas, fungsi dan sarana fisik).
  2. Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.

Sejak tahun 2012, AIM mulai dilakukan untuk tingkat laboratorium untuk melihat kecukupan organisasi dan fungsinya. Pada tahun 2012 ini ditetapkan sebagai AIM UKPA Tingkat Laboratorium Siklus 1.

AIM UKPA Siklus 12 Tahun 2013

  1. Tindakan koreksi atas AIM Siklus 11 tahun 2012 dan Tindakan koreksi atas temuan ISO Surveillance ISO 9001:2008 Tahap III oleh LRQA.
  2. Implementasi SPMI berbasis standar akreditasi BAN-PT (Standar 3, 4 dan 5).
  3. Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001 : 2008.
  4. Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.
  5. Implementasi Standar Website.

AIM UKPA Tingkat Laboratorium Siklus 2 Tahun 2013

  1. Tindakan perbaikan atas temuan AIM sebelumnya,
  2. Implementasi SPMI berbasis ISO 9001:2008,
  3. Implementasi SPMI berbasis Pelayanan Prima,
  4. Implementasi Standar Website Unit Kerja.

AIM UKPA Siklus 13 Tahun 2014 

  1. Implementasi Standar Mutu UB (khusus fakultas/program dan PS)
  2. Implementasi Standar Website UKPA (surat 1346/UN10/LL/2013)
  3. Implementasi ISO 9001:2008 (khusus laboratorium).

(Sumber: Pusat Jaminan Mutu UB)

Leave a Reply